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L'onglet Espace de travail est votre espace pour créer et gérer tous les membres de votre école, clinique, centre ou centre scolaire. Du personnel aux élèves en passant par les parents, tout commence ici.

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Paramètres de l'espace de travail 

​La section Paramètres de l'espace de travail vous permet de personnaliser et de gérer les informations de l'espace de travail de votre école, centre ou clinique.

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L'administrateur principal ou le co-administrateur peut:

• Ajouter ou modifier le nom de l'espace de travail 

• Ajouter ou modifier le logo de l'espace de travail 

• Entrer ou mettre à jour le numéro de téléphone 

• Supprimer l'espace de travail définitivement l'espace de travail (cette action est irréversible.)

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Gérer l'espace de travail du personnel professionnel

L'onglet Espace de travail Professionnel vous permet d'ajouter, de modifier et de gérer tous les collaborateurs professionnels de votre clinique, centre, école ou centre scolaire.

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​​​En premier, il est important de noter la différence entre le rôle et le type d'accès. 

• Le rôle désigne le titre professionnel ou la fonction de la personne au sein de votre organisation (par exemple, thérapeute, psychoéducateur, orthopédagogue, directeur, enseignant, etc).

• Le type d'accès se réfère au niveau d'autorisation attribué dans le logiciel. Il existe cinq type d'accès: administrateur, co-administrateur, gestionnaire, co-gestionnaire et observateur. 

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Ajouter, modifier ou annuler des collaborateurs, et, définir les autorisations

 

Ajouter des collaborateurs, des professionnels dans votre espace de travail

• Cliquez sur le bouton « Ajouter un collaborateur »

• Entrez leur nom et leur adresse courriel

• Cochez co-administrateur pour un type d'accès co-administrateur 

• Cliquez sur le bouton « Enregistrer »

• Envoyez des rappels d'invitation en cliquant sur « Envoyer un rappel » ou annulez des invitations en cliquant sur « Annuler l'invitation ». 

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Préciser ou modifier son rôle

• Préciser son rôle professionnel en cliquant sur le bouton « Rôle »

• Sélectionnez votre rôle ou titre professionnel dans le menu déroulant

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Attribuer un ou plusieurs dossier d'élèves ou de clients à un collaborateur professionnel de votre espace de travail

Désignez le professionnel responsable de la création, de la gestion, de la révision du plan d’intervention (PI) de l'élève ou du client (type d'accès : gestionnaire et co-gestionnaire). Cela peut se faire de trois façons:

1. via l'espace de travail de professionnels collaborateurs

2. via la liste des élèves/clients dans votre espaces de travail 

3. via le PI de l’élève/client

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Attribuer un PI à un membre collaborateur professionnel via la liste de des professionnels collaborateurs dans votre espace de travail

• Cliquez sur le nom du professionnel collaborateur

• Cliquez sur « Ajouter un élève ou un client »

• Sélectionnez un ou plusieurs élèves/clients en cochant les cases correspondantes

• Choisissez le type d'accès (observateur, gestionnaire ou co-gestionnaire) dans le menu déroulant

• Cliquez sur « Prochaine étape »

• Cliquez sur « Enregistrer »

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Ajouter des PI à un membre du personnel professionnel via la liste des élèves/clients dans votre espaces de travail 

• Cliquez sur le nom de l’élève ou du client

• Cliquez sur « Ajouter un gestionnaire » ou modifiez le type d'accès (observateurs, gestionnaire ou co-gestionnaire) dans le menu déroulant.

• Si le nom de l’élève ou du client n'est pas encore sur la liste, cliquez sur « Ajouter un fichier »

• Entrez le nom de l’élève ou du client

• Entrez l'adresse courriel (facultatif) 

• Cliquez sur « Lier le gestionnaire »

• Sélectionnez le membre du personnel professionnel 

• Cliquez sur « Enregistrer ». 

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Ajouter des PI à un membre du personnel professionnel le plan d'intervention de l'élève/client

• Allez à « Équipe collaborative »

• Cliquez sur « Modifier » 

• Cliquez sur « Inviter un collaborateur »

• Sélectionnez le type d'accès « Observateur » ou « Co-gestionnaire »

• Cliquez sur « Prochaine étape »

• Cliquez sur « Retour au plan »

Gérer la liste des élèves/clients dans votre espace de travail

Ajouter, modifier, attribuer des gestionnaires, inviter et définir des autorisations.

• Ajoutez un dossier élève/client 

• Entrez son nom et son adresse électronique (facultatif)

• Attribuez un gestionnaire à ce dossier PI élève/client en cliquant sur « Lier le gestionnaire »

• Sélectionnez le membre du personnel professionnel 

• Cliquez sur « Enregistrer ». 

• Le parent deviendra par défaut un « Observateur ». 

• Invitation et autorisations

• Invitez un parent ou un tuteur en cliquant sur « envoyer une invitation ».

 

Gérer la liste des parents/tuteurs dans votre espace de travail

Ajouter, lien vers les élèves/clients, exigences en matière de consentement
Entrez le nom du ou des parents ou tuteurs et ajoutez leur adresse courriel en liant à leur enfant
Cliquez sur « Enregistrer »
Le parent ou le tuteur enverra une version en ligne du formulaire de consentement. Le consentement signé sera automatiquement enregistré dans le PI de l’élève ou du client.
Si vous souhaitez présenter smartplan à un parent ou à un tuteur, vous pouvez lui envoyer un courriel de présentation à smartplan; Vous pouvez télécharger le modèle. 

Invitation et autorisations
Invitez un parent ou un tuteur en cliquant sur « Envoyer une invitation ».

Le parent deviendra par défaut un « Observateur ».