Cookie policy

Introduction
eduplan solutions (9201-8688 Québec inc.) (« eduplan solutions ») prend très au sérieux la confidentialité de ses utilisateurs, qui comprennent des enfants, des jeunes, des élèves, des adultes, des professionnels de l'éducation, la santé, des services sociaux et des parents ou tuteurs d'enfants. eduplan solutions s’engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs dans le cadre de l’offre, par ses produits technologiques cliniques ou pédagogiques (le « Produit »), d’une expérience personnalisée et enrichissante.

Puisque les Produits ou Services sont conçus pour être utilisés, entre autres, dans un environnement scolaire,  clinique et pédagogique, et, que ces Produits ou Services sont conçus pour être utilisés pour des adultes, des jeunes adultes, des adolescents, et des enfants, eduplan solutions s’est engagé, pour l’ensemble de ses Produits ou Services, par la version 2020 du Student Privacy Pledge, de respecter la vie privée des élèves. Le Student Privacy Pledge est un engagement public pour la collecte et l'utilisation responsables des données des élèves pour les organismes ou entreprises qui offrent des services aux élèves. 

Le Student Pivacy Pledge 2020 est le résultat d’un effort public collaboratif visant à mettre à jour le Pledge. Depuis la création du Legacy Pledge en 2014, au regard de l'utilisation des données des élèves, de la technologie et des lois américaines. Enfin, les entreprises edtech, les groupes de la société civile, les experts en matière de confidentialité des étudiants et au grand public ont été demandés de se prononcer sur la manière dont l'engagement peut être amélioré pour protéger efficacement les informations des élèves en 2020 et au-delà.

En somme, les entités engagées assument la responsabilité à la fois de soutenir l'utilisation efficace des informations sur les élèves et de protéger la confidentialité et la sécurité des informations des élèves.

Nous nous engageons à assurer une gestion responsable et une utilisation appropriée des données confidentiels conformément aux engagements prévus par le Student Privacy Pledge et dans le respect de toutes les lois qui nous sont applicables en tant que fournisseurs de services scolaires.

Cet engagement prévoit notamment ce qui suit :
•    Nous ne recueillons, stockons, traitons et partageons que les renseignements relatifs aux élèves qui sont nécessaires à des fins éducatives ou scolaires et autorisées par le parent ou l’élève.
•    Nous ne vendons pas de renseignements personnels relatifs aux élèves.
•    Nous n’utilisons et ne communiquons pas les renseignements relatifs aux élèves à des fins de publicités comportementales ciblées.
•    Nous ne conservons pas de renseignements personnels relatifs aux élèves au-delà de la période nécessaire pour les fins éducatives ou scolaires en question.

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Vous pouvez lire la version complète de 2020 du Student Privacy Pledge ici.

 
Les utilisateurs qui ont des questions au sujet de la présente politique de confidentialité (la « Politique ») peuvent communiquer avec eduplan solutions en écrivant à info@eduplan.ca.

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L’Environnement scolaire, clinique ou pédagogique
Le terme « Environnement scolaire » sert à désigner, dans la présente Politique, la salle de classe, les salles qui offrent des services spécialisés, individualisés ou en sous-groupes, où les professionnels non-enseignants ou intervenants, les professionnels-enseignants et l’administration de l’école ou du centre scolaire s’y retrouvent.

Le terme « Environnement clinique ou pédagogique » sert à désigner, dans la présente Politique, les centres, les cliniques ou les différents organismes du secteur de la santé et des services sociaux où les professionnels non-enseignants ou intervenants et l’administration du dit milieu s’y retrouvent.

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Le terme « Client » se rapporte à une personne recevant les services d’un Intervenant qui utilisent nos Produits ou Services. 

 

Le terme « Intervenant » se réfère à  une personne qui offre des services spécialisés ou de relation d’aide comme par exemple: auxiliaire d'intégration, conseiller d'orientation, enseignant en adaptation scolaire, éducateur spécialisé, ergothérapeute, orthophoniste, orthopédagogue, neuropsychologue, personne ressource, physiothérapeute, préposé aux personnes en situation de handicap, psychoéducateur, psychologue, psychothérapeute, technicien en éducation spécialisé, tuteur, travailleur social, etc.).

 

Le terme « Élève » fait référence à un enfant scolarisé au préscolaire, primaire ou secondaire âgé de moins de 18 ans, ou, un élève ayant plus de 18 ans scolarisé dans une école spéciale. 

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Le terme « Parent » sert à désigner le ou les parents ou le ou les tuteurs d’un enfant scolarisé au préscolaire, primaire ou secondaire âgé de moins de 18 ans, un enfant ayant plus de 18 ans scolarisé dans une école spéciale, ou, un adulte en situation de handicap dont le parent ou le tuteur a été désigné par un juge comme curateur ou tuteur qui pourra assumer la curatelle ou tutelle handicap.  

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Le terme « Professionnel enseignant » sert à désigner les enseignants du préscolaire, primaire et secondaire, les enseignants de classe alternative, spéciale ou autre.

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Le terme « Professionnel non-enseignant » sert à désigner tout autre professionnel comme les conseillers pédagogiques, les coordonnateurs de services, les cadres intermédiaires ou les directions.  

Le terme « Utilisateurs » sert à désigner les différents types d'utilisateurs ; client, intervenant, élève, parent, professionnel enseignant et professionnel non-enseignant. 

Puisque les Produits ou Services sont conçus pour être utilisés, entre autres, dans un environnement scolaire,  clinique et pédagogique, une grande partie des renseignements collectés sont destinés à être communiqués dans le cadre de l’Environnement scolaire, clinique ou pédagogique; par conséquent, les activités, les renseignements ou les communications concernant l’élève via les Produits ou Services pourraient être visibles aux personnes présentes (sous certaines conditions et avec consentement des parents ou tuteurs de l’élève) dans son environnement scolaire, clinique ou pédagogique, soit toute personne qui est appelées à offrir des services à l’élève. 

De plus, certains renseignements seront accessibles aux autres professionnels non-enseignants, professionnels enseignants et aux administrateurs ou employés de l’école, du centre scolaire, de la clinique, du centre pédagogique ou de l’organisation (voir la rubrique « Accès aux données des utilisateurs des produits d’eduplan solutions  » ci-dessous). 

Le partage des renseignements mentionnés ci-dessus est assujetti à la présente Politique et aux politiques de confidentialité des établissements du secteur de l’éducation, de la santé et des services sociaux en question. Si les utilisateurs ont des questions au sujet du partage de ces renseignements en vertu de ces dernières politiques, eduplan solutions leur suggère de communiquer avec l’établissement d’enseignement concerné ou l’établissement issu du secteur de la santé et des services sociaux. 

 eduplan solutions a mis en œuvre des mesures de sécurité visant à assurer que ces données ne soient pas partagées à l’extérieur de l’Environnement scolaire, clinique ou pédagogique, ou, que ces données soient partagées à l’extérieur de l’Environnement scolaire, clinique ou pédagogique, selon les conditions établies par la présente Politique ainsi que la politique de l’établissement scolaire, du centre, de la clinique ou de l’organisation.

Renseignements  personnels recueillis  
De manière générale, les renseignements recueillis sont les suivants :

pour les Produits ou Services banqo, smartplan ou proplan

• Nom 

• Prénom

• Portrait

• Besoins prioritaires

• Code permanent

• Année scolaire

• École

• Forme de différenciation

• Mesure d'adaptation

• Objectifs personnalisés

• Moyens 

• Stratégies

• Ressources 

• Services

• Progression

 

Pour le Produit ou Services edpro:

• Nom

• Pronom

• Âge chronologique

 

Pour l'ensemble des Produits ou Services d'eduplan solutions, c’est le type d’utilisateur qui détermine les renseignements spécifiques qui sont collectés. 

Les Produits ou Services eduplan solutions NE RECUEILLE PAS les données suivantes :
•   Données biométriques physiologiques;
•   Données portant sur le statut des élèves relativement aux repas gratuits ou à prix réduit;
•   Llistes de contacts ou d’amis des utilisateurs;
•   Adresses des élèves ou des parents.

 

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Témoins
Les témoins de connexion sont de petits fichiers de données qui sont communément stockés sur votre appareil lorsque vous visitez des sites Web et utilisez des services en ligne. Ils servent généralement à faire fonctionner les sites Web ou à en améliorer le fonctionnement, ainsi qu’à fournir des renseignements et aider avec la personnalisation. D’autres technologies semblables aux témoins (les « technologies de stockage local ») peuvent aussi stocker de petites quantités de données sur votre appareil.

Les Produits ou Services d’eduplan solutions  utilise les types suivants de témoins et de technologies de stockage local (ces deux technologies étant ensemble désignées par le terme « témoins » ci-après);

Témoins de performance et de fonctionnalité : Ces témoins ne sont pas essentiels, mais nous aident à personnaliser et améliorer l’expérience de l’utilisateur. Par exemple : ils peuvent nous aider à nous souvenir de vos préférences, ou alors de votre identifiant et de votre mot de passe, pour que vous n’ayez pas à les saisir à nouveau chaque fois que vous utilisez nos services.

Le Produit n’utilise pas de témoins à des fins publicitaires.

Si vous souhaitez désactiver l’utilisation des témoins sur votre appareil, veuillez-vous rendre dans le menu des préférences de votre navigateur, puis désactiver les témoins ou utilisez le mode privé lorsque vous utilisez nos services.

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À quoi servent les renseignements recueillis?
Les Produits ou Services d’eduplan solutions, recueillent et utilisent que les renseignements nécessaires pour s’acquitter de leurs obligations et pour fournir ou améliorer ses services. Plus précisément, les renseignements sont recueillis pour les principales raisons suivantes :
•    exploiter le ou les Produits ou Services;
•    permettre aux usagers de se connecter au (x) Produit (s);
•    permettre aux professionnel enseignants ou non enseignants de gérer le (s) Produit (s) et d’interagir avec le (s) Produit (s);
•    permettre aux administrateurs et gestionnaires du ou des Produits ou Services d’attribuer les rôles et les permissions au regard de ou des Produit (s)
•    permettre aux parents ou tuteurs de l’élève d’utiliser le (s) Produit(s);
•    permettre à l’élève d’utiliser le (s) Produit (s);
•    permettre aux utilisateurs de partager des fichiers pédagogiques à des fins d’utilisation
•    permettre aux utilisateurs de voir la progression de l’élève au regard d’habiletés ciblés ou des objectifs qui ont été fixés pour lui;
•    fournir des données analytiques aux administrateurs ou gestionnaires du ou des Produits ou Services ; à des fins d’analyses statistiques administratifs, à des fins de soutien logiciel, de soutien à la clientèle; des fins de vente et de facturation.

Les Produits ou Services d’eduplan solutions ne font pas de publicité ou de marketing auprès des élèves ou de leurs parents.

 

Aucun renseignement personnel concernant un élève ne sera utilisé à des fins de marketing.

Les Produits ou Services d’eduplan solutions ne communiquent pas des renseignements personnels à l’extérieur de l’Environnement scolaire, clinique ou pédagogique sauf aux fins établies dans le présente Politique, sans avoir préalablement obtenu le consentement écrit de ou des personnes concernées.

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• Les parents qui se connectent au (x) Produit (x) n’ont accès qu’aux renseignements personnels qui concernent leur enfant.

• Les élèves qui se connectent au (x) Produit (x) n’ont accès qu’aux renseignements personnels qui les concernent.

• Les professionnels enseignants ou non enseignants qui se connectent au (x) Produit (x) n’ont accès qu’aux renseignements personnels qui concernent leur élève ou client.

 

Les renseignements collectés sous une forme agrégée, c’est-à-dire ceux qui ne permettent pas d’identifier des utilisateurs (les « données anonymisées »), sont utilisés pour les fins suivantes :
•    amélioration des Produit (s) ou Services;
•    recherche et analyse statistique;
•    marketing lié au (x( Produit (s); 
•    et, soutien à la clientèle.
Pour créer les données anonymisées, tous les marqueurs directs et indirects de l’identité sont retirés. Ces marqueurs comprennent notamment le nom, l’identifiant d’utilisateur, la date de naissance et les renseignements de localisation. De plus, eduplan solutions  s’engage à ne pas tenter de redonner à ces données leur caractère permettant l’identification, et à transférer ces données anonymisées à aucune autre partie qui refuse de s’engager de cette façon.
Concernant les données anonymisées, tous les renseignements seront détruits de façon irrévocable après la collecte et l’utilisation de ces données. Aucune précaution liée à la préservation de l’anonymat des utilisateurs n’est à prévoir. Comme aucun renseignement personnel n’est associé aux données, aucune précaution liée à l’anonymat n’est à prévoir.

 

Accès aux données
Tous les accès des utilisateurs au (x) Produit (s), ou aux Services, ainsi que toutes les interactions entre eux dans le ou les Produits ou par l’entremise des Services, prennent place dans l’Environnement scolaire, clinique ou pédagogique et entre les utilisateurs.

 

Les différents utilisateurs concernés ont accès aux dossiers des élèves ou clients et sont tenus de respecter les politiques d'eduplan solutions ainsi que les conditions d'utilisation.

Les dossiers des élèves appartiennent à l’école, au centre scolaire, au un centre et / ou à une clinique, et ils sont sous leur contrôle, le cas échéant. Les élèves peuvent accéder à leur dossier, si ces derniers ont été invités par un administrateur, en se connectant à leur compte d’élèves. Les parents des élèves âgés de moins de 18 ans peuvent accéder aux renseignements de leur enfant par le biais du compte de parent en se connectant avec leur compte, en communiquant avec l'administrateur du compte ou en écrivant à eduplan solutions à l’adresse info@eduplan.ca. 

Si des renseignements erronés doivent être corrigés, la question doit d’abord être portée à l’attention de l’administrateur du dossier. Si l’enseignant ou l’école ne sont pas en mesure de faire la correction, les parents doivent en aviser eduplan solutions en écrivant à l’adresse info@eduplan.ca, après quoi celle-ci collaborera avec l’administrateur du dossier pour que l’information erronée soit corrigée.

Les tiers n’ont pas accès à des renseignements personnels, à des dossiers d’élève, sauf de la façon prévue dans la présente Politique ou après avoir obtenu le consentement écrit du parent de l’élève en question, ou de l’élève lui-même s’il est âgé d’au moins 18 ans.

Si eduplan solutions découvre qu’un dossier d’élève a été communiqué de façon non autorisée, elle doit, dans les trois jours suivants, en aviser par courriel l’école, la clinique ou le centre pédagogique, ainsi que l’administrateur du compte, du parent et, le cas échéant, de l’élève.

Aucun marketing est fait auprès des élèves et des parents.

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eduplan solutions ne communique pas de renseignements personnels à des tiers pour des fins marketing. Pour en savoir plus au sujet de nos pratiques en matière de confidentialité dans le cadre de l’exploitation de notre site Web d’entreprise, veuillez consulter la Politique relative au site Web d’eduplan solutions ici.

 

Suppression des dossiers d’élèves ou de clients
Les dossiers d’élève ou clients sont supprimés en fonction des besoins de l'utilisateur. De manière générale, ces types de dossiers sont archivés à des fins pédagogiques et d’utilité pour l’élève ou pour le client par l'utilisateur, ou, supprimés lorsque ce dernier n’a plus d’utilité. 

Les parents et les élèves âgés de plus de 18 ans peuvent demander à eduplan solutions de supprimer de sa base de données, respectivement, le compte de leur enfant ou leur propre compte, ainsi que tous les renseignements s’y rapportant en écrivant à l’adresse info@eduplan.ca.

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Politique en matière de sécurité 

En somme, eduplan solutions, ses Produits et ses Services, utilisent des méthodes conformes aux normes de l'industrie pour garantir la confidentialité, la sécurité et l'intégrité des données de ses clients, y compris les informations personnelles des enfants. Nous nous assurons que ces données sont protégées contre tout accès, consultation, communication, modification, perte, destruction non autorisés, que ce soit de manière intentionnelle ou accidentelle. De plus, nous veillons à ce que ces données soient chiffrées lorsqu'elles sont stockées ou en cours de transmission, et qu'elles soient traitées conformément à notre politique ou à des accords préexistants avec des organismes éducatifs.

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eduplan solutions garantit que les informations couvertes par la présente politique ne sont pas partagées de manière informelle avec ses employés. Seuls ceux qui nécessitent l'accès à ces données pour remplir leurs fonctions professionnelles peuvent les consulter. Dans ces situations, le principe du droit d'accès minimal est appliqué, ce qui signifie que chaque programme ou employé obtient un accès aussi limité que possible tout en permettant l'accomplissement de leurs tâches. Les employés autorisés à accéder à ces données reçoivent une formation sur leurs responsabilités en matière de traitement de ces informations, ainsi que sur les diverses lois et accords relatifs à la sécurité des données. De plus, ces employés se voient attribuer un identifiant d'utilisateur unique à des fins de responsabilité.

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eduplan solutions réalise régulièrement des évaluations pour identifier les risques et les faiblesses en matière de sécurité et de confidentialité des données. En cas de découverte d'une vulnérabilité, eduplan solutions s'engage à la corriger rapidement. De plus, nous avons mis en place un plan écrit pour réagir efficacement en cas d'incident de sécurité ou de violation de la confidentialité. Ce plan inclut l'envoi immédiat d'une notification à l'école ou au district scolaire concerné et établit les meilleures pratiques pour faire face à la compromission d'informations personnelles. Vous pouvez consulter le plan de réaction aux incidents via ce lien.

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eduplan solutions s'engage à maintenir la sécurité de nos systèmes et de nos services en effectuant des mises à jour régulières. Nous améliorons constamment nos systèmes en appliquant des correctifs, que l'on appelle aussi "rustines", afin d'assurer leur efficacité, leur performance optimale, et leur sécurité. Ces mises à jour peuvent inclure des modifications visant à renforcer la sécurité, corriger des erreurs ou améliorer les fonctionnalités. Nous nous réservons le droit d'effectuer ces mises à jour sans préavis, tout en veillant à ne pas perturber l'expérience utilisateur et en respectant en permanence notre Politique de confidentialité.

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eduplan solutions maintient un enregistrement précis des événements, appelé "log", qui consigne les actions des utilisateurs dans le système à des fins de sécurité. Cette pratique nous permet d'identifier, de comprendre et de réagir de manière appropriée à tout comportement inhabituel ou suspect, ainsi qu'à toute éventuelle violation de la sécurité. Le journal des événements peut inclure des informations telles que la date et l'heure des actions, les détails de l'action effectuée et l'identifiant de l'utilisateur. Ces informations sont collectées et stockées conformément à notre politique de confidentialité, et elles sont exclusivement utilisées pour garantir la sécurité de nos utilisateurs et préserver l'intégrité de notre service.

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Bien que eduplan solutions  fasse de son mieux pour assurer la sécurité de vos informations et données, il est impossible de garantir une sécurité totale. Les menaces informatiques, telles que les virus et le piratage, évoluent constamment, et il existe d'autres risques imprévisibles liés au matériel ou aux logiciels. Par conséquent, eduplan solutions ne peut être tenue responsable des pertes ou altérations de données. Si une faille de sécurité affecte un utilisateur, eduplan solutions le notifiera par courriel dans les trois jours suivant la découverte de la situation.

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Si vous souhaitez en savoir plus sur nos mesures de sécurité ou obtenir une copie de notre politique en matière de sécurité des données, veuillez nous écrire à l’adresse info@eduplan.ca.

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Conformité réglementaire selon le territoire
États-Unis d’Amérique
FERPA
L’acronyme FERPA désigne la loi fédérale américaine Family Education Rights and Privacy Act, qui vise à protéger la confidentialité des dossiers éducatifs des élèves. La loi FERPA confère aux parents certains droits relatifs aux dossiers éducatifs de leurs enfants mineurs. Parmi ces droits, on trouve le droit de passer en revue les dossiers éducatifs de l’élève tenus par l’école, ainsi que le droit de demander à une école de rectifier tout dossier éducatif que le parent estime inexact ou trompeur.

 

En outre, en vertu de la loi FERPA, les écoles doivent généralement obtenir la permission écrite d’un parent avant de communiquer tout renseignement tiré du dossier éducatif d’un élève, ce qui comprend l’ensemble des dossiers, des fichiers et des documents contenant de l’information concernant directement l’élève et qui sont conservés par un organisme ou un établissement d’enseignement, ainsi que les renseignements personnels contenus dans ces dossiers. Cependant, la loi FERPA permet aux écoles de communiquer sans consentement ces dossiers à certaines parties dans des situations particulières, notamment celles-ci (voir la disposition 34 CFR § 99.31) :
•    à des représentants de l’école qui ont un intérêt éducatif légitime;
•    à une autre école vers laquelle l’élève est transféré;
•    à des représentants déterminés à des fins de vérification ou d’évaluation;
•    à des parties appropriées dans le cadre de l’aide financière offerte à un élève;
•    à des organisations qui réalisent certaines études pour l’école ou au nom de celle-ci;
•    à des organisations d’agrément; 
•    pour se conformer à une ordonnance judiciaire ou à une assignation à comparaître légalement signifiée;
•    à des représentants appropriés en cas d’urgence de nature médicale ou sécuritaire; 
•    et aux autorités étatiques et locales dans le cadre du système de justice pour mineurs, conformément à une loi étatique précise.

Les écoles peuvent aussi, sans consentement, communiquer des renseignements susceptibles d’être consignés dans un annuaire, par exemple le nom de l’élève, son adresse, son numéro de téléphone, sa date et son endroit de naissance, ses distinctions et ses récompenses, ainsi que les dates de fréquentation de l’établissement. Cependant, les écoles doivent informer les parents de ces renseignements d’annuaire et leur accorder une période suffisante pour leur permettre d’indiquer s’ils ne souhaitent pas la publication de cette information.

Bien que la loi FERPA vise principalement les établissements d’enseignement, les Produits ou Services d’eduplan solutions jouent le rôle de « représentant de l’école » (School Official) avec un intérêt éducatif légitime en vertu de la FERPA; notre politique de confidentialité est conçue de façon à obtenir les données relatives aux élèves conformément à la loi FERPA et à permettre aux établissements d’enseignement qui utilisent les produits d’eduplan solutions de respecter cette loi. eduplan solutions ne communique pas les dossiers éducatifs des élèves ou les renseignements de l’annuaire hors de l’Environnement scolaire.

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